Wer wir sind
Strukturierte Aufbewahrungspläne für Finanzunterlagen
Du sortierst deine Belege nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern nach einem belastbaren Aufbewahrungsplan. Wir strukturieren deine Finanzdokumente nach Dokumentart, gesetzlicher Frist und fachlicher Relevanz. So reduzierst du Lagerkosten, senkst Suchzeiten und bist besser auf Betriebsprüfungen vorbereitet.
Du erhältst klare, schriftlich dokumentierte Regeln, die du intern teilen, prüfen und bei Bedarf anpassen kannst.
Aufbewahrungsraster
Ein übersichtliches Raster, das dir zeigt, welche Unterlagen wie lange bleiben und wann du sie geordnet entfernen darfst.
Regelkonforme Prozesse für Finanzdokumente
Du bewegst dich in einem Umfeld, in dem GoBD, HGB und steuerliche Vorgaben sich weiterentwickeln. Wir helfen dir, diese Änderungen in deine Prozesse zu übersetzen. Gemeinsam legen wir fest, welche Dokumente in welcher Form vorliegen müssen, wie Zugriffe protokolliert werden und welche Nachweise im Prüfungsfall bereitstehen.
Du erkennst frühzeitig Lücken, dokumentierst Abweichungen und kannst gezielt nachsteuern, bevor daraus ein Problem wird.
Prozesspfad Compliance
Ein klarer Prozesspfad, der vom Eingang eines Belegs bis zur revisionssicheren Ablage jede Station sichtbar macht.
Geplante Vernichtung und Löschkonzepte
Du weißt, dass Daten nicht nur aufbewahrt, sondern auch gelöscht werden müssen. Wir verbinden gesetzliche Mindestfristen mit datenschutzrechtlichen Löschanforderungen. Daraus entsteht ein gesteuerter Vernichtungsplan, der technische Möglichkeiten, Archivsysteme und physische Lagerung gemeinsam betrachtet.
Du definierst, wann und wie Daten gelöscht werden, und reduzierst damit Speicherlast und unnötige Angriffsflächen.
Löschzeitstrahl
Ein Zeitstrahl, der dir zeigt, ab welchem Zeitpunkt Finanzdokumente datenschutzkonform entfernt werden dürfen.
Organisatorische Verankerung deiner Richtlinien
Du arbeitest mit Menschen, nicht nur mit Systemen. Deshalb betrachten wir Organisation, IT und Fachbereiche gemeinsam. Wir definieren mit dir, wer Entscheidungen zur Aufbewahrung trifft, wie Informationen weitergegeben werden und welche Kontrollen im Alltag realistisch umsetzbar sind.
Du bekommst eine klare Übersicht über Rollen, Verantwortlichkeiten und die Dokumente, die in deiner Organisation gelten.
Verantwortungsmatrix
Ein klares Organigramm, das Verantwortlichkeiten für Finanzdokumente und Entscheidungswege sichtbar macht.
| Jahr | Ereignis |
|---|---|
| 2019 | Start mit Fokus auf Finanzunterlagen |
| 2020 | Entwicklung Lebenszyklus-Check |
| 2021 | Vertiefung in GoBD-Projekte |
| 2022 | Integration von Datenschutz und Löschung |
| 2023 | Klarer Fokus auf mittelständische Finanzbereiche |
| 2026 | Aktualisierung auf Rahmenbedingungen 2026 |
Menschen hinter deinen Aufbewahrungsregeln
Du arbeitest mit einem Team, das Finanzprozesse, Rechtstexte und praktische Abläufe aus dem Alltag kennt. Jede Person bringt Erfahrung aus Projekten mit Buchhaltung, Controlling, interner Revision oder Informationssicherheit ein. Für dich bedeutet das: Du sprichst nicht in Theoriekategorien, sondern über konkrete Belege, Systeme und Entscheidungen, die du täglich triffst.
Dr. Katharina Meier, Lead Governance Expertin
Leitung Informationsgovernance Finanzbereich
Schwerpunkte in deiner Zusammenarbeit
Du sprichst mit einer Ansprechpartnerin, die HGB, Abgabenordnung und GoBD nicht nur zitiert, sondern in gelebte Richtlinien übersetzt. Sie führt dich durch unseren internen Ansatz, bei dem wir Dokumentarten, Fristen und Verantwortlichkeiten in einer klaren Matrix zusammenführen. Ihr Schwerpunkt liegt auf Finanzabteilungen, die gewachsene Strukturen in geordnete Lebenszyklen überführen möchten.
Lukas Brandt, Senior Process Architect
Senior Prozessarchitekt Finanzdokumente
Operative Umsetzung im Fokus
Du erhältst Unterstützung von jemandem, der Abläufe in Buchhaltung und Controlling aus der Innensicht kennt. Er übersetzt fachliche Anforderungen in realistische Prozessschritte, die dein Team im Tagesgeschäft umsetzen kann. Sein Fokus liegt darauf, Schnittstellen zwischen Systemen, Archiven und Menschen so zu gestalten, dass Regeln nicht nur existieren, sondern tatsächlich gelebt werden.
Miriam Scholz, Privacy and Records Lead
Leitung Datenschutz und Dokumentation
Datenschutzsensibler Blick auf Unterlagen
Du profitierst von Erfahrung im Umgang mit Datenschutzfragen rund um Finanzdaten. Sie betrachtet mit dir, wie lange personenbezogene Daten wirklich benötigt werden und wie du Lösch- und Sperrkonzepte dokumentierst. Dabei verbindet sie rechtliche Vorgaben mit technischen Möglichkeiten deiner Systeme, damit Datenschutzanforderungen im Alltag erfüllbar bleiben.
Jonas Keller, Information Design Specialist
Spezialist für Informationsdesign
Strukturen sichtbar machen
Du arbeitest mit jemandem zusammen, der komplexe Sachverhalte in klare Visualisierungen überführt. Er entwickelt mit dir Aufbewahrungsraster, Prozesskarten und Verantwortungsmatrizen, die du in Präsentationen und internen Richtlinien weiterverwenden kannst. Sein Schwerpunkt liegt auf der Verbindung von fachlicher Tiefe und verständlicher Darstellung.
Werte
Du arbeitest mit einem Partner, der Komplexität nicht dramatisiert, sondern in klare, belastbare Entscheidungen für deinen Alltag übersetzt.
Transparente Klarheit
Du triffst Entscheidungen auf Basis von Regeln, die du nachvollziehen kannst. Wir legen offen, wie wir Dokumentarten klassifizieren, Fristen herleiten und Risiken bewerten. Jede Empfehlung lässt sich zurückverfolgen, schriftlich dokumentieren und intern erläutern. So entsteht Vertrauen durch Transparenz, nicht durch große Versprechen.
Verlässliche Diskretion
Du arbeitest mit Finanzdokumenten, die sensible Inhalte tragen. Wir behandeln diese Informationen mit konsequenter Vertraulichkeit, abgestimmten Zugriffsrechten und klar geregelter Vernichtung. Technische und organisatorische Maßnahmen greifen ineinander, damit Datenschutz und Aufbewahrungspflichten gemeinsam erfüllt werden können.
Pragmatische Umsetzbarkeit
Du brauchst Lösungen, die zu deinem Budget und deiner Organisation passen. Wir denken in kleinen, machbaren Schritten, statt alles auf einmal zu verändern. Jeder Vorschlag wird darauf geprüft, ob er sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen umsetzen lässt und dir gleichzeitig mehr Sicherheit im Umgang mit Finanzunterlagen gibt.
Anerkennung
Fachgremien zeichnen vor allem unsere nüchterne, nachvollziehbare Arbeitsweise aus – nicht große Versprechen, sondern belastbare Methoden.
Preis für integrierte Dokumentensteuerung
Auszeichnung für die konsequente Verbindung von Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und schlanken Prozessen in Finanzabteilungen.
Prädikat für klare Löschrichtlinien
Anerkennung für praxistaugliche Leitlinien zur Vernichtung von Finanzunterlagen in mittelständischen Unternehmen.
Zertifikat Informationsgovernance Finanzbereich
Zertifikat für strukturierte, nachvollziehbare Methoden zur Gestaltung von Dokumentenlebenszyklen in regulierten Bereichen.
Sprich über deinen Dokumentenlebenszyklus
Dein Rahmen für Finanzdokumente in 2026
Du stehst vor der Entscheidung, ob du deine Finanzdokumente weiter in gewachsenen Strukturen verwaltest oder ihnen eine klare Ordnung gibst. In einem kompakten Austausch skizzieren wir mit dir, wie ein belastbarer Aufbewahrungs- und Löschrahmen für dein Unternehmen aussehen kann. Du erfährst, welche Dokumentarten kritisch sind, wo du mit geringem Aufwand beginnen kannst und wie sich Vorgaben aus HGB, Abgabenordnung und Datenschutzrecht in deinen Alltag übersetzen lassen. So triffst du eine bewusste, informierte Entscheidung, bevor du in neue Systeme oder Archive investierst.